Warum sollten Sachbearbeiter, Verkäufer, Techniker ... keine Daten erfassen?

Weil sie schon einen eigenen Beruf haben	Während Schreiben und Lesen zur Grundausbildung der meisten Berufstätigen gehören, trifft dies auf PC-Kenntnisse keineswegs zu. Man sollte sich dabei auch nicht durch die schöne „Bonbon“-Bedieneroberfläche heutiger Programme täuschen lassen oder durch die verbreitete Erfahrung junger Leute mit Computerspielen. Die Eingabe von Daten erfordert - wenn sie effizient geschehen soll - zusätzliche Kenntnisse. Wer über solche zusätzlichen Kenntnisse - z.B. Schreibmaschinenkenntnisse oder PC-Kenntnisse - verfügt, hat Vorteile. Aber umgekehrt hat Nachteile, wer diese Kenntnisse nicht hat! Ist es wirklich im Interesse des Unternehmens, wenn mittelmäßige Verkäufer mit Schreibmaschinenkenntnissen eine höhere Gesamtleistung erbringen können als hervorragende Verkäufer, die nur im Zweifinger-Suchsystem eingeben können? Ist es sinnvoll, wenn Support-Mitarbeiter nicht Produkt- und Psychologie-Schulung erhalten, sondern stattdessen Ausbildungen des Inhalts „Wie gebe ich meine Berichte und Spesenabrech-nungen ganz schnell ein“? Gute Mitarbeiter kosten Geld und müssen für ihre Tätigkeit ganz bestimmte Fähigkeiten mitbringen. Es ist wenig sinnvoll, ihnen ohne Not zusätzlich noch einen zweiten Beruf aufzuzwingen.
Weil sie zu teuer sind	Die durchschnittliche Erfassungsleistung eines Sachbearbeiters liegt bei etwa 4.000 Zeichen in der Stunde. Professionelle Datentypisten erfassen in dieser Zeit 12.000 bis 16.000 Zeichen. Damit sind sie also 3- bis 4-mal so schnell wie typische Sachbearbeiter. Die Kosten eines Datentypisten sind häufig niedriger, praktisch nie höher als die von Sachbearbeitern. Im Durchschnitt sind also Sachbearbeiter bei der Datenerfassung auch 3- bis 4-mal so teuer wie Datentypisten. Bei Nutzung von externer Datenerfassung entsteht meist noch ein weiterer Vorteil: Die Kosten werden oft nach Beleg berechnet, d.h. Geld fließt nur für nachweisbare Arbeit.
Weil sie die falschen Werkzeuge benutzen	Software, die Sachbearbeiter benutzen, ist für eine bestimmte Tätigkeit optimiert. Meist stehen schneller Zugriff, guter Überblick und anwendungsspezifische Besonderheiten im Vordergrund. Oft können aus der Zugriffs-Software heraus weitere Funktionen aktiviert werden (z.B. Versand von vorbereiteten Standard-Briefen). Wenn Vorgänge von mehreren Stellen aus bearbeitet werden können, muß oft noch Aufwand für abgestufte Rechte der Anwender betrieben werden. Weil man mit der Anwendungs-Software im Prinzip auch Daten erfassen kann, wird sie auch häufig für diesen Zweck benutzt. Das ist so, wie wenn man mit einer Zange einen Nagel einschlägt. Es geht im Prinzip und man könnte auf die Idee kommen, keinen Hammer zu benötigen, sich vielleicht sogar daran gewöhnen und die Zange für die überlegene Lösung halten. Professionelle Datenerfassungs-Software und Software für Sachbearbeitungs-Funktionen haben nur minimale Gemeinsamkeiten (meist nur im Datenaufbau). Bei geringem Aufkommen an Neueingaben mag dies bedeutungslos sein. Wenn größere Datenmengen neu einzugeben sind, sollte man die richtigen Werkzeuge einsetzen. Dabei geht es nicht nur um Kosten und Geschwindigkeit, sondern auch um die Qualität der erfaßten Daten. Datenerfassungs-Software ist, anders als die typische Anwendungssoftware für Sachbearbeiter, optimiert für Dateneingabe. Die wichtigsten Begriffe heißen „fehlerfrei“ und „schnell“. Um dies zu erreichen, verzichtet man auf Fenster, Grafik und Maus und belegt schon einmal Tasten mit „unüblichen“ Funktionen. Sachbearbeiter wären damit nicht glücklich - aber sie sind auch keine Datenerfasser.
Weil es einfacher ist, Spezialisten zu entlasten, als neue einzustellen	Sachbearbeiter und andere spezialisierte Mitarbeiter fallen nicht vom Himmel. Man muß sie suchen, finden (mit einer gewissen Fehlerquote), ausbilden und ihnen dann immer noch einige Zeit geben, bis sie ihre Tätigkeit richtig beherrschen. Wenn man den Aufwand addiert (auch jenen für Anzeigen, für die Personalabteilung, für die interne oder externe Schulung), dann muß man viel Geld ausgeben, bevor das Unternehmen beginnt, von neuen Mitarbeitern zu profitieren. Das ist einer der Gründe, warum Unternehmen eher ihre Mitarbeiter Überstunden machen lassen statt neue Mitarbeiter einzustellen. Wenn Sachbearbeiter 10 Prozent ihrer Zeit mit Datenerfassung verbringen, dann hat man eine stille Mitarbeiter-Reserve von 10 Prozent. Diese Reserve kann man ganz einfach aktivieren, indem man reine Erfassungsarbeit abtrennt, was sowohl technisch als auch organisatorisch meist recht einfach möglich ist. Mit der gewonnenen Kapazität kann man entweder die Geschäftstätigkeit ausweiten oder schlicht und einfach Geld sparen.