In vielen Fällen sind Tabellen mit
Stammdaten zumindest zweispaltig (z.B. PLZ/Ort, Artikelnr./Artikelbezeichnung).
Man kann solche Tabellen auf unterschiedliche Weise benützen.
Am Beispiel einer Tabelle, die Postleitzahlen und Ortsnamen vereint,
kann man die unterschiedliche Nutzung und den jeweiligen Nutzen
solcher Tabellen gut erkennen:
Variante 1
maximale Erfassungsleistung
In dieser Variante benützt man die
Tabelle zunächst zur Prüfung, ob die eingegebene PLZ
überhaupt existiert (weniger als 40.000 von 100.000 möglichen
PLZ werden tatsächlich benutzt). Wenn diese (lexikalische)
Prüfung bestanden ist, wird der zugehörige Ortsname
automatisch in das entsprechende Eingabefeld übertragen
und die entsprechende Erfassungsleistung eingespart. Bei PLZ
mit mehreren Ortsnamen kann eine Auswahltabelle angeboten werden.
Problematisch bei diesem Vorgehen ist, daß die Wahrscheinlichkeit,
bei einem Tastfehler trotzdem eine gültige PLZ zu erhalten,
recht groß ist. Da dann automatisch der zur falschen PLZ
gehörende (dann ebenfalls falsche) Ortsname
übertragen wird, erreicht ein Schreiben an eine solche Adresse
mit Sicherheit niemals den richtigen Adressaten.
Variante 2
maximale Sicherheit
In dieser Variante wird nach der PLZ auch
der Ortsname eingegeben. Das Programm stellt fest, ob ein passender
Tabelleneintrag existiert. Das Problem PLZ mit mehreren
Ortsnamen tritt hier nicht auf. Die Sicherheit ist hier
maximal, allerdings auch der Eingabeaufwand. Problematisch ist
vor allem oft das Finden der exakten Schreibweise. Ein typisches
Beispiel ist Frankfurt am Main, das ja auch als Frankfurt/Main
oder Frankfurt a. Main für die Postzustellung
immer noch ausreichend wäre, während für den Abgleich
mit der Tabelle die identische Schreibweise verlangt wird. Ähnliche
Probleme bereiten Ortsnamen, die wegen ihrer Länge abgekürzt
werden müssen.
Variante 3
hohe Sicherheit / hohe Erfassungsleistung
Diese Variante stellt die optimale Kombination
der beiden vorhergehenden dar. Nach Eingabe der Postleitzahl
wird als zusätzliche Information die Eingabe des ersten
Buchstabens des Ortsnamens verlangt. Zwecks höherer Sicherheit
kann man auch zwei Buchstaben eingeben lassen. Falls ein passender
Eintrag in der Tabelle gefunden wird, kann man mit hoher Sicherheit
annehmen, daß die Eingabe stimmt und kann den Rest des
Ortsnamens automatisch übertragen. Je nach Anzahl der einzugebenden
Zeichen des Ortsnamens kann man hier ein beliebiges Verhältnis
zwischen Sicherheit und Effizienz einstellen. Falls es zu einer
Postleitzahl aber mehrere Ortsnamen gibt, kann man diese Namen
in einer Auswahlliste anbieten.
In der Praxis ist es häufig nicht
möglich, sofort die optimale Auswahl unter den verfügbaren
Varianten zu treffen. Mit späteren Umstellungen ist von
Anfang an zu rechnen. Manchmal können die Prüfungen
auf Zusammenhänge zwischen mehr als zwei Feldern ausgedehnt
werden. So könnte man z.B. im obigen Beispiel zusätzlich
prüfen, ob die eingegebene Straße tatsächlich
im angegebenen PLZ-Gebiet vorkommt. |