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Tabellenprüfungen

In vielen Fällen sind Tabellen mit Stammdaten zumindest zweispaltig (z.B. PLZ/Ort, Artikelnr./Artikelbezeichnung). Man kann solche Tabellen auf unterschiedliche Weise benützen. Am Beispiel einer Tabelle, die Postleitzahlen und Ortsnamen vereint, kann man die unterschiedliche Nutzung und den jeweiligen Nutzen solcher Tabellen gut erkennen:

Variante 1
maximale Erfassungsleistung

In dieser Variante benützt man die Tabelle zunächst zur Prüfung, ob die eingegebene PLZ überhaupt existiert (weniger als 40.000 von 100.000 möglichen PLZ werden tatsächlich benutzt). Wenn diese (lexikalische) Prüfung bestanden ist, wird der zugehörige Ortsname automatisch in das entsprechende Eingabefeld übertragen und die entsprechende Erfassungsleistung eingespart. Bei PLZ mit mehreren Ortsnamen kann eine Auswahltabelle angeboten werden. Problematisch bei diesem Vorgehen ist, daß die Wahrscheinlichkeit, bei einem Tastfehler trotzdem eine gültige PLZ zu erhalten, recht groß ist. Da dann automatisch der zur falschen PLZ gehörende (dann ebenfalls „falsche“) Ortsname übertragen wird, erreicht ein Schreiben an eine solche Adresse mit Sicherheit niemals den richtigen Adressaten.

Variante 2
maximale Sicherheit

In dieser Variante wird nach der PLZ auch der Ortsname eingegeben. Das Programm stellt fest, ob ein passender Tabelleneintrag existiert. Das Problem „PLZ mit mehreren Ortsnamen“ tritt hier nicht auf. Die Sicherheit ist hier maximal, allerdings auch der Eingabeaufwand. Problematisch ist vor allem oft das Finden der exakten Schreibweise. Ein typisches Beispiel ist „Frankfurt am Main“, das ja auch als „Frankfurt/Main“ oder „Frankfurt a. Main“ für die Postzustellung immer noch ausreichend wäre, während für den Abgleich mit der Tabelle die identische Schreibweise verlangt wird. Ähnliche Probleme bereiten Ortsnamen, die wegen ihrer Länge abgekürzt werden müssen.

Variante 3
hohe Sicherheit / hohe Erfassungsleistung

Diese Variante stellt die optimale Kombination der beiden vorhergehenden dar. Nach Eingabe der Postleitzahl wird als zusätzliche Information die Eingabe des ersten Buchstabens des Ortsnamens verlangt. Zwecks höherer Sicherheit kann man auch zwei Buchstaben eingeben lassen. Falls ein passender Eintrag in der Tabelle gefunden wird, kann man mit hoher Sicherheit annehmen, daß die Eingabe stimmt und kann den Rest des Ortsnamens automatisch übertragen. Je nach Anzahl der einzugebenden Zeichen des Ortsnamens kann man hier ein beliebiges Verhältnis zwischen Sicherheit und Effizienz einstellen. Falls es zu einer Postleitzahl aber mehrere Ortsnamen gibt, kann man diese Namen in einer Auswahlliste anbieten.

In der Praxis ist es häufig nicht möglich, sofort die optimale Auswahl unter den verfügbaren Varianten zu treffen. Mit späteren Umstellungen ist von Anfang an zu rechnen. Manchmal können die Prüfungen auf Zusammenhänge zwischen mehr als zwei Feldern ausgedehnt werden. So könnte man z.B. im obigen Beispiel zusätzlich prüfen, ob die eingegebene Straße tatsächlich im angegebenen PLZ-Gebiet vorkommt.