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Datenerfassung und der niemals endende Kampf gegen Datenfehler

 

Die Reise der Datenerfassung einmal zum Hauptrechner...

Nach der Erkenntnis, daß Computer aus Müll nur neuen Müll erzeugen können, lenkte man die Aufmerksamkeit auf den Erzeugungsort der Daten und fand - Menschen, die Fehler machten! Bald setzte sich die Erkenntnis durch, daß es vielleicht irgendwann fehlerfreie Computer geben würde, sicherlich aber keine fehlerfreien Menschen. Das vollständige Vermeiden von Eingabefehlern ist nach dieser Erkenntnis unmöglich, solange Menschen beteiligt sind. Im Gegenzug hat die Datenverarbeitung eine große Anzahl wirkungsvoller Prüfmethoden entwickelt, die helfen, Fehler rechtzeitig aufzuspüren, bevor sie noch wirksam werden können. Vor allem war es die hochspezialisierte Datenerfassung, die auf diesem Gebiet für neue Entwicklungen sorgte.

Zunächst wurde die wirkungsvollste, einfachste und teuerste Methode erfunden, nämlich das zweimalige Eingeben von Daten mit automatischem Vergleich durch das Datenerfassungsgerät. Schon zur Zeit der Kartenlocher gab es besondere “Prüflocher”, die für diese Art Arbeit konstruiert waren. Mit zunehmender “Intelligenz” der Eingabegeräte wurden noch wesentlich raffiniertere Methoden der Prüfung entwickelt, mit denen schließlich sogar Fehler gefunden werden konnten, die nicht erst bei der Eingabe der Daten, sondern z.B. schon während des Ausfüllens eines Formulars geschehen waren. Beispiele für solche Fehler sind

  • Geburtsdatum: 31.4.1958
    (Falsch, der April hat nur 30 Tage)
  • PLZ/Ort: 34567 Berlin
    (Falsch, Berlin hat PLZ ab 10000)

Kontrollmechanismen, die solche Fehler feststellen können, erfordern eine gewisse Rechnerleistung, die noch in den 80er-Jahren nur am Hauptrechner zur Verfügung stand. Nach der Feststellung eines Fehlers kommt normalerweise die Korrektur. Der ideale Zeitpunkt für eine eventuelle Korrektur von Fehlern ist aber der Moment, in dem die Daten eingegeben werden, denn dann ist der Beleg noch ohne weitere Suchaktion verfügbar.

So wurde die Datenerfassung in weiten Bereichen zum Hauptrechner verlagert, weil nur dort die besseren Prüfmöglichkeiten zur Verfügung standen. Voll Stolz (weil es viel Geld kostete) sagte man: „Wir erfassen online“. Da an den (teuren) Terminals typischerweise bereits Sachbearbeiter saßen, die mit den gleichen Daten Umgang hatten, konnten diese auch gleich die Erst-Erfassung von Daten übernehmen und viele Unternehmen lösten danach ihre Datenerfassungsabteilung auf.

Aber: „..zu den Nebenwirkungen fragen Sie Ihren Arzt und Apotheker“. Mit den Nebenwirkungen dieser Verlagerung lebt man noch heute: die Datenerfassung ist keinesfalls verschwunden, sondern in Wahrheit den Sachbearbeitern als zusätzliche Arbeit übertragen worden. So kam es, daß unzählige Sachbearbeiter zu „Nebenerwerbs-Datenerfassern“ wurden. Diese sind aber je Zeiteinheit nicht nur teurer als eine richtige Datentypistin, sondern um den Faktor 2 - 5 langsamer.

 ... und wieder zurück

Mit dem Auftreten der Personal Computer hat sich die Situation erneut gewandelt. Am PC steht heute nicht nur gleich viel Leistung zur Verfügung wie am Hauptrechner, sondern in der Praxis sogar mehr, denn da der PC-Anwender seine Rechnerleistung nicht mit anderen teilen muß, entfallen z.B. Wartezeiten wegen hoher Belastung des Hauptrechners.

Professionelle Datenerfassungs-Software kann in der Praxis daher mehr intelligente Datenprüfung anbieten als die übliche Hauptrechner-Software. Die meisten üblichen Stammdateien können auf den Gigabyte-großen Festplatten von PCs oder Netzwerk-Servern zu Prüfzwecken problemlos untergebracht werden.

Aber auch die Programmierung ist einfacher und flexibler, da reine Datenerfassungs-Software hochspezialisierte Funktionen anbietet, die in der typischen Hauptrechner-Umgebung so komfortabel nicht verfügbar sind (Beispiele: Prüfziffernkontrollen, Stapelsummen-/Belegsummen-Prüfung, Zeichensatzprüfung während der Eingabe, usw.). Zwar könnte man all diese Prüfungen auch auf dem Hauptrechner realisieren, unterläßt dies aber meist wegen des wesentlich höheren Programmieraufwandes.

Die erneute Loslösung der Dateneingabe vom Hauptrechner bietet neben dem Gewinn an Sicherheit und Effizienz noch andere Vorteile. Eine zusätzliche personelle und organisatorische Tren-nung der Eingabearbeit ist wieder möglich, wodurch die klassischen Vorteile der Arbeitsteilung und Spezialisierung zum Tragen kommen.

An vereinzelten Arbeitsplätzen kann die Möglichkeit zur Eingabe von Daten gegeben werden, ohne deswegen gleich den gesamten DV-Apparat verfügbar machen zu müssen. Allerdings muß auch festgestellt werden, daß sich keineswegs alle Anwendungen zur getrennten Datenerfassung eignen.

Sowohl dort, wo keine schriftlichen Belege vor-liegen, als auch dort, wo Zugriff auf aktuelle Bestandsdaten benötigt wird (z.B. Buchungssysteme), muß weiterhin „online“ gearbeitet werden. Immerhin kann auch online ein gewisser Mindest-Standard an Sicherheit und Effizienz erreicht werden, wobei die in dieser Hinsicht hoch entwickelte Datenerfassung als Zielvorgabe und knowhow-Quelle dienen kann.

Oft wird angenommen, daß man mit den sehr leistungsfähigen Datenbanken, die für PCs verfügbar sind, effiziente Datenerfassung betreiben könnte. Es ist im konkreten Einzelfall stets einfach zu zeigen, wo spezialisierte Datenerfassungsprogramme den Datenbankprogrammen überlegen sind (und umgekehrt). Allgemeingültig kann gesagt werden, daß Datenbanksoftware ihre Stärke vor allem im Verwalten von großen Datenmengen und im schnellen und komfortablen Auffinden von Daten hat (haben muß).

Die Möglichkeit, Daten auch manuell einzugeben, ist bei Datenbanken vergleichsweise eine Nebenfunktion, denn weitaus häufiger werden große Datenbestände z.B. mittels universeller Importfunktionen in die Datenbank übertragen. Der hohe Optimierungsgrad von dedizierten Datenerfassungsprogrammen kann normalerweise nicht erreicht werden. Gleiches gilt für die in manche PC-Datenbanken integrierten Programmiersprachen.